Já falamos muito por aqui sobre a importância de uma boa gestão financeira dentro de uma empresa, independente da área. Por melhor que seja o produto ou o serviço prestado, se as finanças não forem corretamente gerenciadas a empresa não permanecerá por muito tempo no mercado.
Por isso, hoje trouxemos algumas dicas de como organizar o financeiro da sua empresa de Medicina e Segurança Ocupacional, para que possa se destacar cada vez mais nessa área tão competitiva, e como o SESMO pode ser seu parceiro nisso.
1. Planeje e siga seu planejamento
A base para as tomadas de decisões deve ser o planejamento dos objetivos a curto e longo prazo. O que é mais importante para a empresa agora? Que tipo de investimento é preciso ser feito para que a empresa alcance os objetivos do próximo ano? Os investimentos que estão sendo feitos agora, vão refletir na imagem da empresa de uma forma positiva?
Os processos financeiros devem ser mapeados de acordo com a resposta dessas perguntas, associadas a quantia de recursos monetários disponíveis para cada estratégia e uma constante avaliação dos resultados que estão sendo alcançados a partir de cada decisão tomada.
2. Separe seu dinheiro pessoal dos recursos da empresa
Muitas vezes, geralmente em empresas não tão grandes ou com pouco tempo de atuação, as despesas pessoais acabam se misturando com os gastos do proprietário.
Quando o dinheiro é retirado do caixa de forma indiscriminada, para pagamento de contas ou gastos pessoais da pessoa física, além da movimentação financeira ficar desorganizada, se torna difícil identificar o que está sendo investido nos negócios e quanto de lucro a empresa está arrecadando mensalmente.
Os proprietários podem estabelecer um valor mensal para retirada própria, como se fosse um salário normal, e manter o restante em caixa para que a empresa sempre possua fundos disponíveis para investimentos – que acabam gerando mais lucros ainda – e para garantir estabilidade da instituição mesmo em caso de imprevistos.
3. Mantenha o fluxo de caixa organizado
Reforçando as demais dicas, a organização do fluxo de caixa é a mais importante delas. O fluxo de caixa nada mais é do que um controle das entradas e saídas de dinheiro no caixa da empresa durante um período, geralmente mensal.
Esse controle possibilita avaliar quanto de retorno os investimentos estão gerando, onde há falhas de planejamento, como está a saúde financeira dos negócios e projetar as ações dos próximos meses.
Como um software pode ajudar a organizar as finanças da empresa e gerar mais lucros?
Muitas empresas fazem uso exclusivo de planilhas de controle financeiro até os dias de hoje, mas a probabilidade de erros e o número de procedimentos que devem ser realizados para que as finanças se mantenham organizadas e os lucros aumentem são infinitas vezes maior
Com os recursos do SESMO, as finanças da sua empresa são organizadas e monitoradas e as atividades pertinentes ao setor desempenhadas de forma ágil, segura e intuitiva, diminuindo o tempo gasto com esses procedimentos.
O menu de faturamento possui a ferramenta de contrato, que pode ser configurado de acordo com seu modelo próprio e a opção de cadastramento de planos base, que facilitam no momento da cobrança.
O Plano Base nada mais é do que a forma que cada cliente trabalha, por isso mais do que um plano pode ser cadastrado para abranger todas as formas de prestação de serviço (por mensalidade, por funcionários ativos, serviços realizados, etc).
O tipo de plano é cadastrado e os valores cobrados, as taxas por boleto e os itens contemplados pelo plano são vinculados a ele. É possível vincular os exames ou serviços para serem cobrados à parte do valor ativo do plano, bem como um valor extra de cobrança caso haja excesso do limite mensal do item no pacote do cliente – como quando mais exames são realizados para o cliente do que estava estabelecido em contrato mensal.
Deixando o plano pré configurado e vinculando com o contrato, os itens não precisam ser cadastrados individualmente toda vez no contrato do cliente, o que agiliza o faturamento de clientes conveniados.
Também é possível vincular itens ao prestador e a porcentagem cobrada em cima do serviço, como quando há laboratórios ou clínicas parceiras que realizam determinados tipos de exames. Os itens a serem faturados também podem ser cobrados a partir do valor que a assessoria ou profissional cobra para prestar o serviço e a taxa acrescida pela sua empresa, totalizando no valor final em que o cliente irá pagar.
Vinculando ao cliente todos os serviços a serem faturados, também é possível gerar o boleto diretamente de dentro do menu de faturamento.
O menu financeiro permite a emissão de boletos, o controle de caixas e de cheques, controle de inadimplência, de contas a pagar e receber, a configuração de todos os dados financeiros de vencimento de contas e boletos, bem como endereços para que esses sejam enviados, além do controle da movimentação bancária.
Configurando o layout da sua conta corrente, o boleto é facilmente emitido no momento do faturamento ou quando a cobrança for realizada. As multas por atraso também podem ser configuradas, bem como os valores de substituição tributária, automatizando todo o processo financeiro.
Com a ferramenta de controle de caixa é possível configurar os usuários que estão autorizados a realizar movimentações e quais as operações que podem ser feitas por esses usuários, garantindo maior segurança e ainda mais controle sob transações.
Além disso, há o controle de contas que estão para vencer e as datas de pagamento, assim como as contas que a empresa tem para receber e sua data de vencimento, sendo notificadas na dashboard do sistema, o que facilita a administração de todos os recursos que estão entrando e saindo mensalmente do caixa.
E não é só isso: ao final do processo de faturamento, emissão de boleto e cobrança, também é possível emitir a NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, tudo dentro do sistema, reduzindo o número de ferramentas necessárias para um único software.
Relatórios de toda a movimentação também podem ser gerados para que as finanças da empresa sejam revisadas e avaliadas sempre que necessário, facilitando a gestão de lucros e gastos.
Você sabia que é possível realizar todas essas operações de gerenciamento financeiro no mesmo software em que você emite a documentação de Medicina e Segurança do Trabalho?
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