Assim como a Lei 13787/18 já dispunha sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente, a Portaria Nº 211 do dia 11/04/2019 apresentou a necessidade da assinatura digital e armazenamento eletrônico de documentos de Medicina e Segurança Ocupacional.
Inicialmente facultativa, essa forma de assinatura e armazenamento torna-se obrigatória nos seguintes prazos, a partir da vigência da Portaria:
I – 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e
III – 2 (dois) anos, para as demais empresas.
Esta portaria é uma atualização das NRs antigas, que exigiam a elaboração e armazenamento dos atestados, laudos e análises de segurança do ambiente do trabalho e programas de gestão de risco. Esses dados deveriam permanecer armazenados, em papel, por, no mínimo, 20 anos, para fim de uma eventual fiscalização. Os prazos mínimos de armazenamento não sofreram alteração, porém, a partir da Portaria 211/2019, torna-se válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP) para os documentos listados a seguir:
I – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
III – Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da
Construção Civil – PCMAT;
V – Programa de Proteção Respiratória – PPR;
VI – Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;
VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador
Rural – PGSSMTR;
VIII – Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
IX – Plano de Proteção Radiológica – PRR;
X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
XI – Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas
Regulamentadoras;
XII – Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
XIII – Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados deve ser apresentado no formato PDF (Portable Document Format) de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.
Mas por que assinar digitalmente os documentos de SST?
A assinatura eletrônica é uma forma de autenticar a veracidade e autoria dos documentos. Ela pode ser realizada de diversas formas, como assinatura biométrica, com login e senha, por PIN, assinatura digital, etc.
A Biometria, por exemplo, é uma forma de reconhecimento que baseia-se em características únicas de cada indivíduo, podendo ser a voz, a íris, a face, a palma da mão ou a impressão digital. Atualmente a biometria tem estado cada vez mais presente em diversos setores da sociedade, como investigações criminais, controle de acesso a determinado local ou ferramenta, sistema de votação eleitoral, assinatura digital etc.
Diferente de um arquivo assinado e escaneado, a Assinatura Digital confere ao documento valor jurídico, relacionado-o a um usuário específico. Para utilizá-la é necessário ter o Certificado Digital, nos padrões ICP-Brasil, que contém diversas especificações técnicas a fim de garantir a segurança e legitimidade dos documentos. Para possuir uma assinatura digital é necessário dirigir-se a uma Autoridade Certificadora (AC) e adquirir o certificado, que pode ser em formato A1 (armazenado na máquina do usuário) ou A3 (armazenado em token ou smart card).
A partir de 2001, com a criação da ICP Brasil, os documentos digitais passaram a ter validade jurídica no país todo, o que pode acarretar em uma futura substituição total dos documentos físicos.
A assinatura eletrônica possui diversos benefícios, principalmente quando integrada com o software de gestão da empresa, como:
- PRATICIDADE:
Elimina a necessidade de imprimir, digitalizar e então autenticar o documento, ou seja, quando você coloca a sua assinatura digital em um documento ele já se torna válido de forma legal. - AGILIDADE:
Possibilita criar a documentação de SST de forma rápida e assim mantê-los à disposição dos órgãos fiscalizadores. - SEGURANÇA:
A assinatura digital garante a validade do documento, impossibilitando a alteração do mesmo, bem como possíveis fraudes.
Um software de Medicina e Segurança Ocupacional pode ajudar? A era digital já é uma realidade
Sabemos que nossa sociedade atual é movida pela tecnologia e em prol dos avanços da mesma, e tanto o setor privado como o público tem, cada vez mais, buscado adequar-se a essa nova realidade.
Encontramos no mercado aplicativos e programas que facilitam todas as nossas funções cotidianas – desde o transporte até a alimentação, e isso não deve ser diferente quando tratamos de uma área tão importante quanto a de SST.
É interessante verificar com o provedor de seu software se funções como a Assinatura Digital já estão disponíveis para seu uso, para que quando os prazos de obrigatoriedade da criação e armazenamento digital dos documentos se aproximem sua empresa já esteja habituada a essa nova forma de gerenciamento.
Já quem não possui um software de Medicina e Segurança Ocupacional deve buscar modernizar-se o quanto antes, pois a tendência é que todos os processos se tornem cada vez mais automatizados, desde a prática de coleta de dados e criação de documentos até a forma de fiscalização pública.