Sabemos que um software para medicina do trabalho tem se tornado cada vez mais essencial. As empresas, não apenas de SST mas de todos os setores, se vêem obrigadas a adequar-se à nova realidade: o mundo é informatizado.
Para atender as demandas do mercado, as empresas precisam estar sempre um passo a frente, e a melhor forma de fazer isso é escolhendo um bom software que otimize o gerenciamento dos seus negócios. Nesse momento surgem algumas questões: existem diversos softwares com diversas especificidades diferentes, qual é o melhor para a minha empresa? Que critérios eu devo utilizar na hora de escolher? Esse investimento vai me trazer resultados?
Por esse motivo, reunimos neste artigo alguns pontos a serem levados em consideração no momento de escolher um software de gestão para sua empresa de medicina e segurança ocupacional.
Como escolher o melhor software para a minha empresa de SST?
Primeiramente é necessário compreender quais são as reais necessidades da sua empresa. O representante comercial do software o qual você esteja conhecendo poderá lhe auxiliar nesse aspecto, fazendo a ponte entre o que sua empresa necessita e o que o sistema oferece. Dessa forma, enquanto você conhece as especificidades do software, também saberá se o mesmo será capaz de suprir todas as suas principais necessidades. É importante ficar atento a alguns detalhes antes de contratar o sistema:
O software faz integração entre todos os setores da empresa?
Um bom software de gestão deve integrar todos os setores na mesma plataforma: atendimento, financeiro e faturamento, emissão de contratos, boletos e nota fiscal, além de todas as ferramentas de elaboração e assinatura digital dos documentos de sst. Desse modo, os dados de todos os setores ficam armazenados para consulta e controle em um só lugar.
O software permite a integração de dados para a elaboração de diferentes documentos?
Falando em integração não podemos esquecer do armazenamento de dados. O software deve permitir que as informações já coletadas sejam reutilizadas para a elaboração de diferentes documentos, sem que a mesma tarefa precise ser refeita diversas vezes. Esse “reaproveitamento” de informações agiliza todo o processo de modo que mais documentos relacionados a um mesmo cliente podem ser emitidos.
Quais são os módulos que o sistema oferece? Que laudos podem ser emitidos através do sistema?
A emissão dos documentos e laudos como os de audiometria, insalubridade e periculosidade, análise ergonômica, PCMAT (Programa de Condições e meio Ambiente de Trabalho na Indústria de Construção), PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos), PGSSMATR (Programa de Gestão de Segurança e Saúde no Meio Ambiente do Trabalho Rural) e os demais laudos e programas complementares é um dos requisitos mais importantes que o software deve apresentar. É interessante que dentro do próprio software seja possível realizar operações como eleição da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) e acompanhamento laboratorial, desse modo não é necessário utilizar mais do que um sistema operacional para realizar o controle dos diversos aspectos que a medicina e segurança do trabalho englobam.
O atendimento e suporte são acessíveis?
Quando for contratar um software para segurança do trabalho é de suma importância ter a garantia de que a empresa possui canais de atendimento de fácil acesso para suporte ao usuário, sempre que for solicitado. É importante checar de que forma esse suporte é oferecido, se a comunicação é facilitada e o usuário não fica preso em filas de espera no momento de atendimento.
O software atende as NRs (Normas Regulamentadoras Brasileiras)?
É essencial que o software esteja adequado as NRs para elaboração dos documentos, além de estar preparado para sofrer as atualizações necessárias de acordo com as mudanças na forma de transmissão dessas informações aos órgãos fiscalizadores. Antes de contratar o serviço, confira se o fornecedor está atento às mudanças e novidades por parte do governo.
O valor investido está dentro do meu orçamento?
Antes de avaliar o preço, é importante ficar de olho na reputação que a empresa construiu. Informe-se sobre quantos anos a empresa está no mercado, quantos clientes são atendidos e qual é o grau de satisfação dos mesmos. Quando você tiver certeza de que a empresa é confiável e você está contratando um serviço seguro, é hora de solicitar uma proposta. É primordial colocar na balança, além do valor a ser investido, a quantidade de módulos que o software possui, a qualidade do suporte e atendimento e a garantia de seguridade das informações.
Depois desse checklist você deve estar preparado para contratar o software que mais se adeque às suas necessidades. Independente do requisito que seja mais importante para você e sua empresa na hora da escolha, o fato é que um software de gestão é indispensável para qualquer empreendedor de sucesso. Faça sua pesquisa de mercado e esteja sempre um passo à frente no segmento de SST.