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Implementar novo sistema na empresa: dicas e desafios

Você quer modernizar e otimizar a gestão de saúde e segurança do trabalho na sua empresa e percebeu que a melhor forma de fazer isso é implementar um novo sistema? Esse momento pode trazer desafios e precisa ser bem planejado, por isso separamos dicas para que a transição seja feita de maneira tranquila.

O primeiro passo é, claro, a pesquisa do software que melhor atende às necessidades da sua empresa. Um bom software é aquele que facilita o seu dia a dia e não que deixa as tarefas mais complicadas.

Implementar novo sistema na empresa: consultora acessando o notebook.

Alinhe as expectativas da equipe que utilizará o software com suas necessidades e informações oferecidas pela empresa fornecedora, para que durante o uso não faltem funcionalidades ou haja enganos.

Depois de cumprida essa etapa e feita a compra, é hora de implementar o novo sistema.

Como começar a implementação de um novo sistema

Após pesquisar e realizar a compra, começa de fato a fase de implementação e utilização do novo sistema.

Ao lidar com informações sobre saúde e segurança no trabalho, a empresa está coletando e armazenando informações delicadas e confidenciais.

Se a transição for de um sistema para outro, ou de arquivos físicos para um software, é importante que a privacidade dos funcionários, documentos armazenados, planos estratégicos e planilhas estejam protegidos.

Para que a transição ocorra de maneira natural e tranquila, é interessante elaborar um plano com prazos e metas estabelecidas. Ou, no futuro, pode-se descobrir que determinadas informações não estão no novo sistema, por exemplo.

Mapeamento de processos

O plano de implementação deve conter o mapeamento de processos. Essa etapa é importante para que eles estejam adequados ao novo sistema e, também, para identificar oportunidades de otimização e melhorias.

Além disso, ao mapear os processos, é estabelecida uma metodologia de trabalho, que será seguida por qualquer pessoa que interaja com o novo sistema.

Uma ótima prática é incluir os funcionários em todas essas etapas, não apenas comunicá-los sobre as mudanças. Eles serão os usuários do sistema e funcionários que se sentem parte da empresa são mais engajados e podem facilitar o processo de transição.

Levantamento de materiais obsoletos

Fazer o levantamento de funcionalidades necessárias no novo software é tão importante quanto listar aquilo que não será mais utilizado. Se a transição for do armazenamento físico para o digital, talvez você possa eliminar arquivos, caixas, pastas.

Se a transição for de um sistema para outro, é importante lembrar de fazer o cancelamento da assinatura do software antigo, observar planilhas e programas instalados nas máquinas que não serão mais utilizados, ou que ainda são importantes para o funcionamento do novo sistema.

Isso também garante que informações não sejam perdidas ou faltem na hora de realmente utilizar o novo sistema.

Treinamento

Implementar um novo sistema significa mudar a metodologia de trabalho de uma equipe inteira. Por isso, é importante que a fase de treinamento e capacitação esteja incluída na transição para a utilização do software.

Implementar novo sistema na empresa: usuário-chave ensinando outros a utilizarem o sistema.

Permita que os colaboradores conheçam a fundo o sistema e possam tirar dúvidas. É muito importante que eles sejam capacitados para que a rotina de trabalho flua naturalmente e não fique travada constantemente por má utilização do software.

Falhas vindas do departamento responsável pela Saúde e Segurança do Trabalho trazem diversos tipos de consequência, uma vez que as informações coletadas são a base para elaboração de planos estratégicos de implementação de programas de segurança.

Tenha um suporte

A assistência do fornecedor é fundamental, não somente no processo de implementação, mas em todo o período em que o software será utilizado.

Por mais bem treinados que os colaboradores que operarão o software estejam, dúvidas e empecilhos podem surgir e, se não sanados na hora, podem gerar grandes problemas.

Um software de gestão de Saúde e Segurança do Trabalho pode incluir muito mais do que o armazenamento e digitalização de documentos, ele pode categorizar estas informações de forma a facilitar a elaboração de programas como o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Além disso, um bom software também possui módulos de agenda e convocação de funcionários para exames, integração com o eSocial e relatórios disponíveis.

Implantar um novo sistema envolve muito mais que otimização dos trabalhos e facilitação da rotina. Envolve também diferenciação da concorrência. Portanto, deve ser feita com cuidado e planejamento para que não se torne um problema em vez de um ativo da empresa.







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