A nota fiscal é um documento que comprova uma ação de venda ou prestação de serviço, garantindo os direitos do consumidor, assim como, auxiliando o prestador de serviços no cumprimento de suas obrigações legais.
Segundo a Lei No 8.846, de 21 de Janeiro de 1994, “a emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação”. Através da nota fiscal, a empresa atesta a legitimidade das transações, podendo, assim, realizar a prestação de contas referente aos impostos de forma correta a fim de evitar multas e demais penalizações.
Já a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é a forma digital do prestador de serviços (diferente da NF-e, voltada para venda de produtos) emitir essas informações, permitindo o armazenamento dos dados do procedimento realizado em um arquivo digital, que pode ser facilmente consultado novamente. Esse arquivo eletrônico é enviado, através da internet, para a Prefeitura da cidade do contribuinte.
Mas por que emitir a NFS-e?
Segundo nota no portal da Fazenda, essa “integração e compartilhamento de informações têm o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias”.
Para as empresas, há a vantagem de redução de gastos com impressão e utilização de papel, resultando em um impacto ambiental muito positivo, assim como redução de custos com obrigações acessórias, além de simplificar o envio e armazenamento das notas fiscais, facilitando também o controle e organização das informações.
A NFS-e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), projeto do governo federal que visa a modernização no formato do cumprimento das obrigações acessórias que são transmitidas pelos contribuintes aos órgãos fiscalizadores. Além de facilitar a vida do contribuinte, o projeto garante a seguridade das informações e uma forma mais eficaz de fiscalização, modernizando tanto o sistema fiscal quanto a administração das empresas.
Como eu faço para emitir a NFS-e?
A emissão da NFS-e pode ser feita através do site da prefeitura do município onde o prestador de serviços se localiza. Porém, é interessante buscar por um software de gestão que já possua essa função integrada.
Com o auxílio de um bom software, é possível otimizar as operações e diminuir o número de tarefas, desse modo, os custos com mão de obra e o tempo que os colaboradores precisariam dedicar-se a elas é reduzido, já que, através de uma única ferramenta é possível realizar, por exemplo, três diferentes operações em um só processo: emitir o faturamento, o boleto e gerar a nota fiscal.
Sem o uso de um programa que possua essas vantagens, o colaborador precisa acessar o site da prefeitura – que nem sempre está funcionando de forma estável – e inserir todas os dados de forma manual, para então gerar apenas a nota eletrônica, o que pode resultar em erros decorrentes dessas tarefas repetitivas.
A possibilidade de poder reutilizar os dados já inseridos para outras tarefas é uma das grandes vantagens em adquirir um sistema, principalmente para as empresa que precisam emitir uma grande quantidade de NFS-es.
O prestador de serviços precisa possuir, ainda, um Certificado Digital A1. Esse recurso funciona como uma assinatura eletrônica, a fim de comprovar a autenticidade das informações emitidas. No caso de MEI (Microempreendedor Individual), não é necessário o uso do certificado digital.