A portaria nº 211, de 11 de abril de 2019, tornou obrigatória a assinatura digital de documentos na SST.
A modalidade já é aceita em diversas outras áreas e a obrigatoriedade passará a valer em 2021, desde que a assinatura esteja no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Com a nova obrigatoriedade, muitas dúvidas podem surgir: todas as empresas terão o mesmo tempo para se adequar? O que é o ICP-Brasil? Quais documentos entram na norma? O que é a assinatura digital? Respondemos a essas e outras dúvidas nesse artigo. Confira!
O que é assinatura digital?
A assinatura digital substitui a assinatura em documentos físicos. Com a evolução da tecnologia, muitos arquivos em papel passaram para o ambiente digital e com isso surgiu a necessidade de torná-los igualmente válidos.
Juridicamente, a assinatura digital é válida desde 2001 no Brasil. Também facilita os trâmites logísticos, uma vez que não é mais necessário que todas as partes envolvidas em um contrato, por exemplo, se desloquem para assinar.
Para começar a usá-la, antes é preciso ter um certificado digital próprio. O ICP-Brasil viabiliza a emissão de certificados digitais pelos cidadãos. Com o certificado, se uma pessoa assina um documento digitalmente, essa assinatura será somente associada ao dono do certificado.
Lembre-se: assinatura digital é diferente da assinatura digitalizada, que é o simples fato de escanear um documento físico que foi assinado em papel.
Documentos com assinatura digital na SST
Pela determinação do Art. 1º da Portaria nº211, os documentos que deverão ter assinatura digital são:
- Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT);
- Programa de Proteção Respiratória (PPR);
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR);
- Análise Ergonômica do Trabalho (AET);
- Plano de Proteção Radiológica (PRR);
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
- Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
- Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Os documentos devem estar em formato PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1 e à disposição sempre que solicitados por um órgão de fiscalização do trabalho.
Além disso, a portaria também valida a guarda eletrônica dos documentos (armazenamento destes em formato eletrônico), mesmo aqueles anteriores à publicação da portaria, pelo tempo determinado pela legislação. Documentos de saúde e segurança no trabalho precisam ser guardados por décadas e, com essa medida, o armazenamento é facilitado.
Além de ocupar menos espaço, a guarda eletrônica é mais segura, uma vez que é possível limitar o acesso e não possui os mesmos riscos dos arquivos em papel, como deterioração e intempéries do clima.
Quanto tempo a empresa terá para se adequar?
A adequação é prevista de acordo com o porte de cada empresa. Microempresas e microempreendedores individuais têm 5 anos a partir da publicação da portaria, ou seja, a partir de 2024; empresas de pequeno porte tem 3 anos, devendo se adequar até 2022 e as demais, 2 anos, ou seja, em 2021 devem aderir a assinatura digital na SST.
Cada vez mais, os diversos ramos de atividade tornam-se tecnológicos e digitais. Por isso, se você ainda não trabalha com um software de SST, é a hora de considerar essa opção. Além de auxiliar na adequação da norma, facilita os processos de rotina.
Certifique-se de que o software armazena os documentos digitalmente, e que está sempre se atualizando de acordo com as normas de saúde e segurança do trabalho, para que sua empresa ou consultoria não precise se preocupar em utilizar diversos programas para um mesmo fim.
Além disso, atente-se a integração com o eSocial, uma vez que diversos documentos de SST devem ser enviados ao sistema.
A obrigatoriedade da assinatura digital na SST começa somente em 2021, mas comece a se preparar desde já e saia na frente, garantindo que todos os processos estarão dentro das normas exigidas.
Saúde e segurança no trabalho devem ser prioridade em toda empresa!