A assinatura e guarda eletrônica dos documentos já é uma realidade em muitas áreas, e SST não ficou para trás: a partir da publicação da portaria nº 211, além de uma funcionalidade prática, se tornou uma obrigatoriedade. Entenda como ter uma assinatura digital para emitir os documentos de medicina ocupacional:
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um arquivo eletrônico que identifica uma pessoa, seja física ou jurídica (no caso de empresas) no meio digital. É como uma autorização necessária para verificar um documento eletrônico, garantindo a segurança e autenticidade do registro.
No caso de medicina, cada documento assinado deverá conter os dados do profissional de saúde e uma conta oficial única, chamada de “chave pública”, ou certificado digital. Esses certificados são como uma impressão digital, já que cada assinatura possui um identificador único que remete à apenas um profissional.
Como faço para ter uma assinatura digital médica?
A assinatura digital deve ser certificada pela ICP-Brasil, que é a infraestrutura de chave pública brasileira, no modelo A3, cartão ou token. Para se inscrever, o médico deve fazer um pedido ao seu comitê médico regional ou, ainda, solicitar a liberação através do site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Basta acessar a página da ICP-Brasil e selecionar uma Autoridade Certificadora.
Clique aqui para acessar o site do ITI e conferir quais são as AC disponíveis e entender o processo.
A assinatura digital é obrigatória na Medicina do Trabalho?
A Portaria nº 211, de onze de abril de 2019, dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho. Segundo a Portaria, é considerado válido o uso da certificação digital, desde que estejam no padrão da infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para os seguintes documentos de SST:
I – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
III – Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
V – Programa de Proteção Respiratória – PPR;
VI – Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;
VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
VIII – Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
IX – Plano de Proteção Radiológica – PRR;
X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
XI – Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
XII – Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
XIII – Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Ainda, segundo o Art. 3º da Portaria, a assinatura, guarda e apresentação de documentos de forma eletrônica inicia-se de forma facultativa, mas torna-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência:
I – 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e
III – 2 (dois) anos, para as demais empresas.
A apresentação do documento em papel só será aceita, de forma excepcional, quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável e deverá ser devidamente justificada pelo empregador.
A Portaria entrou em vigor na data de sua publicação.
O que é preciso para cumprir a exigência da Portaria?
Mesmo com um certo prazo para esta adequação, além de possuir um certificado digital é necessário utilizar um software que possibilite a assinatura e emissão dos documentos, por isso é fundamental fazer uma pesquisa de mercado e descobrir se o seu fornecedor já disponibiliza essa funcionalidade!